Réglementation

• Règlement intérieur de la salle de lecture

• Règles de communicabilité des archives

Règlement intérieur de la salle de lecture

Le règlement qui régit la salle de lecture des Archives de la Vendée s’impose au lecteur dès son inscription. Affiché dans le hall d’entrée, il est remis à chacun au moment de l’inscription. Son respect, dont certains points essentiels sont précisés ci-dessous, est le devoir de chacun :

Attribution des places

L’accès à la salle de lecture n’est possible qu’après avoir obtenu un carton d’attribution de place auprès du service accueil situé dans le hall d’entrée du bâtiment. Les places ne se réservent pas d’une séance de travail à l’autre.

Vestiaire

Il est obligatoire et permet de déposer en toute sécurité sacs, sacs à main, manteaux, chemises cartonnées, sacoches d’ordinateurs portables… (art. 2 du règlement de la salle de lecture).

Préservation des documents

Seul le crayon à papier est autorisé pour la prise de note en salle de lecture (art. 7 du règlement).

Travaux de recherche du public

Le personnel des Archives se tient à la disposition des lecteurs pour les orienter parmi les instruments de recherche (inventaires papier et électroniques, fichiers et bases de données) qui décrivent les archives. Le personnel n’est toutefois pas tenu de procéder aux recherches à la place des lecteurs.

Communication des archives

Le nombre de communications est limité à 10 articles (liasses, volumes ou cartons) par jour et par personne. Un seul est délivré à la fois. En revanche, la consultation des archives numérisées est illimitée.

Reproduction

La reproduction par les soins des lecteurs au moyen d’un appareil photographique personnel ou d’un scanner portable se fait sur autorisation. Seule la photographie sans flash est autorisée.

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Règles de communicabilité des archives

Archives publiques

· L’accès aux dossiers administratifs et judiciaires est un droit exercé par le public dans un cadre législatif strict.

· Les délais de communication sont régis par les lois 78-753 du 17 juillet 1978, et 2008-696 du 15 juillet 2008. Les archives publiques sont librement communicables à l’exception des pièces contenant des informations de type :

- registres de l’état civil des actes de naissance et de mariage : délai de 75 ans à compter de leur clôture (les registres de décès sont librement communicables).

- minutes et répertoires des notaires : délai de 75 ans.

- protection de la vie privée, jugements de valeur ou appréciations sur une personne physique : délai de 50 ans (par exemple fiches matricules militaires et dossiers de pupilles).

- dossiers de statistiques comportant des informations nominatives, comme les recensements de population : délai de 75 ans avec possibilité de dérogation. Le délai est ramené à 25 ans pour les dossiers de statistiques ne comportant pas d’informations nominatives.

- dossiers relatifs aux affaires portées devant les juridictions, enquêtes des services de police judiciaire : délai de 75 ans sauf les dossiers qui mettent en cause des mineurs et les dossiers en matière d’agressions sexuelles dont le délai est fixé à 100 ans.

- dossiers de personnel : délai de 50 ans à compter de leur clôture ou de 25 ans à partir de la date du décès de la personne considérée quand cette date est connue.

- informations médicales : délai de 120 ans après la naissance ou 25 ans après le décès si la date en est connue. Cette disposition est valable notamment pour les fiches matricules militaire et les dossiers de pupilles lorsqu’ils contiennent des informations à caractère médical.

- sûreté de l’État, sécurité publique : délai de 50 ans.

- relations extérieures, crédit public, secret industriel et commercial, recherche des infractions fiscales et douanières : délai de 25 ans.

· Dérogation
La consultation d'archives non communicables légalement au public peut faire l'objet d'une autorisation exceptionnelle. La demande motivée de dérogation aux règles de communicabilité des documents se fait auprès des Archives départementales de la Vendée. Celle-ci est transmise à la Direction des Archives de France qui " statue après accord de l'autorité qui a effectué le versement ou qui assure la conservation des archives " (décret 79-1038, art. 2, du 3 décembre 1979).
Toute personne qui se voit opposer un refus de dérogation dispose d'un délai de deux mois, après la notification, pour saisir la CADA (Commission d'accès aux documents administratifs, 61 rue de Bellechasse, 75700 Paris).

Archives privées

Les règles de communicabilité des archives privées sont précisées par des conventions établies entre les Archives départementales de la Vendée et chaque donateur ou déposant. Ainsi la consultation de certains fonds peut-elle être soumise à leur autorisation préalable.